その行為が無駄です!時間を測ったり写真などで無駄をなくそう!

目標タイムを設定して行うようにする

仕事の中には、定型的なものとそれ以外のものがあるでしょう。毎日必ず行うもの、毎月必ず行うものなどは定型的な仕事になります。事務的な仕事や工場での作業などだと定型的な仕事が多くなるかもしれません。定型的であるがゆえ、慣れてしまうとだらける可能性があります。これだと効率的な仕事ができません。そこで目標タイプを設定して行うようにしてみましょう。報告書の作成などはいろいろな業務などで行われています。毎日タイムを計って何分以内で作成できるかをチェックします。すると、いかに事前に考えておくかが大事だと分かりますし、書き方なども工夫できるようになります。それぞれの業務の効率化だけでなく、他の仕事の効率化も図れるようになります。

メモではなくスマホで撮影して記録する

学校の授業では、先生の板書を書き写す必要がありました。先生も生徒が書き終わるのを待ってくれます。授業としては結構無駄ですが、書きながら覚える意味があるので待ってくれるのでしょう。ビジネスでも会議などでホワイトボードを使うケースがあります。書記などはそれをきちんと記録しておき、議事録の作成に使います。この時、書き写すのはあくまでも後の議事録のためです。覚えるためではありません。こんな時間は非常に無駄になります。そこで、メモを取るのではなくスマホなどで撮影して記録するようにしましょう。外部では必ずしも撮影できるところばかりではないですが、社内なら許されるでしょう。画像記録してそれを文書データにするアプリなどもあります。

ワークフロー(システム)とは、業務の一連の流れを定義づけ、その流れと関連する情報をシステム化したものです。業務が可視化されるため、無駄な作業の排除が進み、業務効率を高めるメリットがあります。